Control horario
para pymes en 2026
El registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas en España desde mayo de 2019 (RDL 8/2019). La ley actual no especifica el formato — papel y Excel son técnicamente válidos hoy. Sin embargo, la reforma digital 2026 (pendiente de publicación en el BOE) eliminará esas opciones. Esta guía resume qué debes tener, qué errores cometen las pymes y cómo prepararte antes de que entre en vigor.
Qué exige la ley actualmente
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena a llevar un registro diario de la jornada de cada empleado. Los requisitos básicos:
- Registro de entrada y salida de cada trabajador todos los días hábiles.
- Conservación de los registros durante 4 años, a disposición de trabajadores, representantes sindicales e Inspección de Trabajo.
- Disponibilidad inmediata ante cualquier requerimiento de la ITSS.
- Registro de horas extraordinarias realizadas y su compensación o abono.
La reforma de 2026: fichaje digital obligatorio (pendiente de BOE)
El Consejo de Ministros autorizó en septiembre de 2025 la urgente reforma del registro horario. La reforma está pendiente de publicación en el BOE (Boletín Oficial del Estado) y entrará en vigor 20 días después. Hasta entonces, el formato actual (incluyendo papel y Excel) sigue siendo técnicamente válido bajo el RDL 8/2019. Cuando entre en vigor, exigirá:
- Sistema digital — el papel y el Excel dejarán de ser métodos válidos.
- Registros inmutables y trazables — no se pueden modificar retroactivamente sin traza de auditoría.
- Acceso remoto para la ITSS — la Inspección de Trabajo puede consultar los registros en tiempo real.
- Conservación 4 años — igual que el RDL 8/2019, pero con soporte digital verificable.
- Registro de horas extra — con indicación del tipo de compensación aplicada.
Escala de sanciones vigente
Bajo el TRLISOS (Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, Ley 5/2000), las sanciones por incumplimiento del registro de jornada se clasifican en tres niveles:
Fuente: Ley 5/2000 TRLISOS (BOE) y reforma 2026 (pendiente BOE). Las multas pueden reducirse hasta un 40 % por reconocimiento de hechos y pago voluntario. El RDL 8/2019 establece la obligación de registro diario.
Los 6 errores más frecuentes en pymes
1. Registros incompletos
Solo registrar la entrada, no la salida. O registrar pausas de descanso como jornada activa. La ITSS pide el registro completo de cada día.
2. Excel modificable
Un Excel es editable sin traza. Hoy es técnicamente válido, pero fácilmente cuestionado en inspecciones. La reforma 2026 lo eliminará como método válido.
3. Registros en papel sin digitalizar
El papel es aceptado bajo la ley actual, pero no permitirá acceso remoto ITSS cuando entre en vigor la reforma. Digitalizar ahora evita la migración urgente.
4. Sin comunicación al trabajador
El registro debe estar disponible para el trabajador en tiempo real. No tenerlo accesible es infracción leve pero acumulable.
5. Biometría no autorizada
Usar huella dactilar o reconocimiento facial sin base jurídica válida. La AEPD ha multado hasta 365.000 € por este error.
6. No conservar 4 años
El plazo de conservación es de 4 años, no 1. Muchas pymes eliminan registros anuales sin saber que siguen obligadas a conservarlos.
5 pasos para cumplir en menos de una semana
Elige un sistema digital inmutable
Debe generar registros que no puedan editarse retroactivamente: un fichador físico conectado a tu plataforma de RRHH, o un sistema SaaS con registro de auditoría. Descarta el Excel y el papel.
Verifica la legalidad de la tecnología de identificación
Si estás usando huella dactilar o reconocimiento facial, sustitúyelo por tarjetas RFID/NFC. Es la única tecnología de fichaje sin restricciones de la AEPD para el entorno laboral ordinario.
Configura el acceso remoto para la ITSS
Tu plataforma de RRHH debe poder exportar registros en formato compatible con la ITSS. Verifica con tu proveedor que esta funcionalidad existe y está activa.
Informa a los trabajadores y consulta a la representación sindical
El registro de jornada debe comunicarse a los trabajadores. Si hay representantes sindicales, deben ser consultados antes de implantar el sistema (ET art. 34.9).
Establece un sistema de conservación de 4 años
Asegúrate de que tu plataforma conserva los registros durante al menos 4 años. Activa las copias de seguridad automáticas y documenta la política de retención.
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