Multa fichaje digital
por empleado 2026
Con la reforma del fichaje digital obligatorio, las multas dejan de ser una cantidad fija por empresa y pasan a calcularse por cada trabajador afectado: entre 751 € y 7.500 € por empleado en infracciones graves. Además, la AEPD puede sancionar por separado si la empresa usa biometría: hasta 365.000 € en casos reales publicados.
¿Cuánto es la multa por fichaje digital en 2026?
El Real Decreto-ley 8/2019 ya establece sanciones por incumplir el registro de jornada. La reforma 2026 (pendiente de publicación en el BOE) cambia la forma de calcularlas: de una multa por empresa a una multa por cada empleado afectado.
| Tipo de infracción | Cuantía (reforma 2026) | Referencia legal |
|---|---|---|
| Grave (falta de registro, formato no válido) | 751 € – 7.500 € / empleado | TRLISOS Art. 7.5 |
| Muy grave (falsificación, obstrucción ITSS) | hasta 225.018 € | TRLISOS Art. 8 |
| Hoy bajo RDL 8/2019 (por empresa) | 626 € – 6.250 € (grave) | TRLISOS Art. 40 |
⚠ Ejemplo real: empresa con 20 empleados sin registro horario digital válido → multa grave máxima: 20 × 7.500 € = 150.000 €. Empresa con 50 empleados → hasta 375.000 €.
Multas de la AEPD por fichaje biométrico en España
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sanciona por un motivo diferente pero relacionado: el uso de huella dactilar o reconocimiento facial para fichar. Estos son datos biométricos de categoría especial bajo el RGPD (Art. 9). En el contexto laboral, el consentimiento del trabajador no es válido porque la relación de subordinación lo condiciona.
Casos reales publicados por la AEPD:
Una empresa puede recibir dos sanciones independientes: la ITSS por falta de registro horario válido, y la AEPD por usar biometría ilegal para ese registro.
¿Qué dispara una inspección de la ITSS?
Las inspecciones de la Inspección de Trabajo sobre el registro horario pueden iniciarse por:
- Denuncia de un trabajador o del comité de empresa. Cualquier empleado puede denunciar ante la ITSS de forma anónima si considera que la empresa no registra correctamente su jornada.
- Campaña sectorial de la Inspección. La ITSS lanza campañas periódicas de control horario en sectores con alta incidencia de irregularidades (hostelería, construcción, comercio, transporte).
- Inspección aleatoria. No existe aviso previo legal obligatorio. Un inspector puede presentarse en la empresa sin previo aviso.
- Accidente laboral o conflicto sindical. Las inspecciones derivadas de accidentes incluyen habitualmente la revisión del registro de jornada.
ℹ La ITSS tiene acceso a los sistemas de Seguridad Social y puede detectar inconsistencias entre horas cotizadas y horas registradas. No es necesario que un trabajador denuncie para que se inicie una investigación.
Qué sistema de fichaje evita la multa
Para evitar tanto la multa de la ITSS como la de la AEPD, el sistema de fichaje debe cumplir dos condiciones simultáneas:
- Técnicamente válido según la reforma 2026: registros inmutables y trazables, acceso remoto ITSS, conservación 4 años, formato digital.
- Legalmente válido según la AEPD: sin huella dactilar ni reconocimiento facial para el fichaje laboral. La tecnología RFID y NFC cumple ambas condiciones.
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Preguntas frecuentes sobre multas de fichaje digital
- ¿Cuánto es la multa por no cumplir el fichaje digital en 2026?
- Con la reforma 2026, las multas por infracción grave oscilan entre 751 € y 7.500 € por empleado afectado (TRLISOS Art. 7.5). Las infracciones muy graves pueden alcanzar hasta 225.018 €. Hoy, bajo el RDL 8/2019 vigente, la multa por empresa oscila entre 626 € y 6.250 €.
- ¿Qué dispara una inspección de trabajo sobre el registro horario?
- Las inspecciones pueden iniciarse por denuncia de un trabajador, por campaña sectorial de la ITSS o de forma aleatoria sin previo aviso. Un trabajador puede denunciar anónimamente si considera que la empresa no registra correctamente su jornada.
- ¿La AEPD también puede multar por el fichaje?
- Sí, pero por uso de biometría (huella dactilar o reconocimiento facial). La AEPD ha sancionado con 365.000 € (CTC Externalización, 2024), 220.000 € (Cartonajes Bañeres, Alicante, 2025) y 200.000 € (Burgos CF, 2024). La ITSS multa por falta de registro; la AEPD multa por tecnología prohibida.
- ¿Puedo evitar la multa con cualquier sistema digital?
- No. La reforma 2026 exige registros inmutables, trazables, conservados 4 años y accesibles de forma remota para la ITSS. Un Excel en la nube no cumple porque puede modificarse sin rastro de auditoría.
- ¿Hay plazo de gracia tras la publicación de la reforma?
- La reforma entra en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. No existe periodo de gracia adicional. Desde el día 21, los sistemas no válidos constituyen infracción sancionable.
- ¿Qué diferencia hay entre infracción grave y muy grave?
- La infracción grave (751€–7.500€/empleado) cubre falta de registro, formato no válido o conservación insuficiente. La muy grave (hasta 225.018€) se produce cuando la empresa falsifica los registros o impide el acceso de la Inspección de Trabajo.
- ¿Qué pasa si uso biometría y tampoco tengo registro horario digital?
- La empresa puede ser sancionada por dos vías: la ITSS por incumplimiento del registro (hasta 7.500€/empleado con la reforma 2026) y la AEPD por tratamiento ilegal de datos biométricos (hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global bajo el RGPD).