Registro horario digital
obligatorio 2026
El registro horario digital obligatorio en España llega con la reforma que el Gobierno tramitó en septiembre de 2025. Cuando se publique en el BOE, las empresas tendrán 20 días para adaptar sus sistemas. El papel y el Excel quedarán prohibidos. Las multas serán por empleado afectado: hasta 7.500 € por trabajador en infracciones graves.
¿Qué es el registro horario digital obligatorio?
El registro horario digital obligatorio es la evolución del sistema de control de jornada implantado por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Ese decreto ya obliga a todas las empresas españolas a registrar la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador y conservar los datos durante cuatro años.
Lo que cambia con la reforma 2026 (pendiente de publicación en el BOE) es el formato exigido: el sistema deberá ser digital, inmutable, trazable y accesible para la Inspección de Trabajo de forma remota. El papel y el Excel dejan de ser válidos.
⚠ La reforma entra en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. Las multas pasan a calcularse por empleado afectado: entre 751 € y 7.500 € por trabajador (infracción grave, TRLISOS). Una empresa de 20 empleados sin sistema válido puede enfrentarse a 150.000 € de sanción.
¿Cuándo entra en vigor la reforma del fichaje digital?
El Consejo de Ministros autorizó la tramitación urgente de la reforma en septiembre de 2025. A mayo de 2026, la publicación en el BOE está pendiente. Cuando se produzca, las empresas dispondrán de un plazo de 20 días para adaptar sus sistemas.
Ese margen es muy corto. Seleccionar, adquirir, configurar e integrar un sistema de registro horario digital con las plataformas de RRHH puede llevar semanas si se hace sin planificación. Implementar PUNCTO antes de la publicación en el BOE garantiza el cumplimiento inmediato sin prisas.
Requisitos técnicos del registro horario digital 2026
La reforma establece seis requisitos técnicos que deben cumplir todos los sistemas de registro de jornada. PUNCTO los cumple todos a través de su integración con las plataformas de RRHH compatibles:
¿Por qué quedan prohibidos el papel y el Excel?
El papel y el Excel no cumplen el requisito de inmutabilidad. Cualquier anotación manual puede ser alterada sin dejar rastro. La reforma exige que los registros sean trazables: si se modifica un dato, debe quedar constancia de quién lo modificó, cuándo y por qué.
Además, el papel no permite acceso remoto para la ITSS. Un inspector de trabajo que necesite revisar los registros de una empresa no puede hacerlo de forma telemática si los datos están en papel o en un Excel local. La reforma obliga a que los registros estén disponibles digitalmente y de forma remota.
ℹ Hoy (bajo el RDL 8/2019 vigente) el papel y el Excel son técnicamente válidos, aunque la Inspección de Trabajo los cuestiona habitualmente por ser fácilmente manipulables. Con la reforma 2026, quedarán prohibidos expresamente desde el día de entrada en vigor.
Multas por incumplir el registro horario digital obligatorio
Con la reforma 2026, las sanciones se calculan por cada trabajador afectado, no por empresa. Esta diferencia es crítica para las pymes:
- Infracción grave: entre 751 € y 7.500 € por empleado (falta de registro, formato inválido)
- Infracción muy grave: hasta 225.018 € (falsificación, obstrucción a la ITSS)
- Ejemplo: empresa con 15 empleados sin registro digital válido → hasta 112.500 € de sanción
- Ejemplo: empresa con 50 empleados → hasta 375.000 € de sanción máxima
La Inspección de Trabajo (ITSS) puede iniciar una inspección de oficio, por denuncia de un trabajador, o de forma aleatoria. No existe previo aviso legal obligatorio para las inspecciones de control horario.
PUNCTO: cumple el registro horario digital desde 119,79 €
Pago único · Sin cuotas · Registros inmutables · Acceso ITSS vía plataforma RRHH · Sin biometría prohibida · Compatible con Sesame HR, Factorial, Odoo y 15+ plataformas · Instalación gratuita en Madrid
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio 2026
- ¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital obligatorio?
- La reforma entra en vigor 20 días después de su publicación en el BOE, todavía pendiente a mayo de 2026. El Consejo de Ministros aprobó la tramitación urgente en septiembre de 2025. El RDL 8/2019 ya obliga al registro diario de jornada desde 2019.
- ¿Qué sistemas de registro horario cumplen con la reforma digital 2026?
- Cumplen los sistemas que generen registros inmutables y trazables, permitan acceso remoto a la ITSS, conserven los datos 4 años y no utilicen biometría prohibida por la AEPD. Los fichadores RFID/NFC conectados a plataformas de RRHH compatibles cumplen todos estos requisitos.
- ¿Sigue siendo válido el papel o el Excel para el registro horario?
- Hoy (bajo el RDL 8/2019 vigente) son técnicamente válidos aunque arriesgados. Con la reforma digital 2026, quedarán expresamente prohibidos. Las empresas que no adapten su método antes de la entrada en vigor quedarán en situación de incumplimiento desde el primer día.
- ¿Cuánto pueden multar por no cumplir el registro horario digital en 2026?
- Las multas se calculan por trabajador afectado. Las infracciones graves oscilan entre 751 € y 7.500 € por empleado. Las muy graves pueden alcanzar 225.018 €. Una empresa con 20 empleados puede enfrentarse a hasta 150.000 € de sanción.
- ¿Qué es el acceso remoto ITSS y cómo se cumple?
- La Inspección de Trabajo necesita consultar los registros de jornada sin desplazarse. Esto se cumple cuando la plataforma de RRHH conectada al fichador permite exportar o compartir registros de forma remota. PUNCTO, integrado con Sesame HR, Factorial u Odoo, habilita este acceso a través del software de RRHH.
- ¿La reforma afecta a todas las empresas españolas?
- Sí. El RDL 8/2019 ya obliga a todas las empresas con al menos un trabajador asalariado, independientemente del sector o tamaño. La reforma 2026 mantiene esta obligación universal y añade el requisito del formato digital. No hay excepciones por tamaño de empresa.