Criterio 1: Coste total a 12 meses
- Incluye hardware, licencias, soporte y extras por usuario.
- Pregunta si hay limites de empleados o registros.
- Calcula coste real de cambios o ampliaciones.
Evita comparar solo cuota mensual. El coste real aparece cuando crecen usuarios, necesitas soporte rapido o cambias flujos.
Criterio 2: Facilidad de adopcion
- Tiempo de puesta en marcha.
- Curva de aprendizaje para empleados y managers.
- Numero de incidencias esperadas por semana.
Si empleados y managers no lo usan con naturalidad, cualquier promesa tecnica pierde valor.
Criterio 3: Integracion con RRHH
- Exportacion automatica de datos.
- Compatibilidad con software actual.
- API o conectores disponibles.
Prioriza integraciones estables. Sin eso, la carga administrativa vuelve en forma de exportaciones manuales.
Criterio 4: Cumplimiento legal y trazabilidad
- Comprueba que puedes extraer registros diarios de jornada por empleado cuando se requieran.
- Verifica conservacion de registros y visibilidad para auditoria.
- Exige trazabilidad de modificaciones y autorizaciones.
Criterio 5: Fiabilidad y soporte
- Que pasa si falla internet o energia.
- Canales de soporte y tiempo de respuesta.
- Frecuencia de actualizaciones y roadmap.
El soporte marca la diferencia en incidencias reales. Pregunta por tiempos de respuesta y responsables.
Preguntas clave para no depender de terceros
- Que hace exactamente el terminal y que hace la plataforma.
- Donde se asignan fecha/hora y donde se guarda la evidencia.
- Quien responde ante incidencias y en que SLA.
Marco de puntuacion recomendado
Puntua cada criterio de 1 a 5 y multiplica por importancia para tu negocio. Descarta opciones con buena demo pero coste oculto.
Plantilla rapida de decision
Si necesitas decidir en menos de dos semanas, usa una matriz simple: coste total, facilidad de uso, cumplimiento, soporte e integracion. Asigna pesos por prioridad y evita comparar por cantidad de funciones.
- Coste total: peso recomendado 30%.
- Cumplimiento y trazabilidad: peso 25%.
- Facilidad de adopcion: peso 20%.
- Integracion RRHH: peso 15%.
- Soporte y SLA: peso 10%.
- Excluye propuestas con costes poco transparentes.
ROI esperado en terminos operativos
El retorno no llega por tener mas tecnologia, llega por reducir trabajo manual y errores recurrentes. En la practica, el impacto suele verse en menos horas de cierre mensual y menos tiempo de gestion de incidencias.
Escenarios donde mas se nota la diferencia
- Empresas con turnos rotativos y horas extra.
- Equipos con varios centros de trabajo.
- Departamentos RRHH con cierre mensual exigente.
- Organizaciones que dependen de trazabilidad fina.
- Negocios en crecimiento con alta rotacion.
- Entornos con auditorias periodicas.
Visual de referencia para evaluacion
Nota: un borrador normativo no reemplaza por si solo la normativa vigente ni garantiza cumplimiento automatico.