¿Por qué necesitas este checklist?
El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas españolas a registrar diariamente la jornada de sus empleados. La reforma digital (tramitación urgente aprobada en 2025, pendiente de publicación en el BOE) añadirá requisitos de inmutabilidad, trazabilidad y acceso telemático para la Inspección de Trabajo.
Las sanciones se calculan por empleado afectado: entre 751 € y 7.500 € por trabajador en infracciones graves. Una empresa de 15 personas sin registro válido puede enfrentarse a hasta 112.500 € de multa.
⚠️ Importante: La Inspección de Trabajo (ITSS) puede solicitar los registros de los últimos 4 años sin aviso previo. La sanción se aplica por cada empleado sin registro válido.
Los 12 puntos del checklist
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1
Registro diario de todos los empleados
Tienes registrada la hora exacta de inicio y fin de jornada de cada empleado, cada día laborable, sin excepciones (incluidos teletrabajadores y personal a tiempo parcial).
Obligatorio ya
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2
Registro del tiempo de trabajo efectivo
No solo la hora de entrada y salida del edificio, sino el tiempo real de trabajo. Las pausas no remuneradas se registran correctamente.
Obligatorio ya
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3
Registros inmutables — no editables
Los registros no se pueden modificar una vez creados. Un Excel que cualquier empleado puede editar NO cumple este requisito. La reforma digital 2026 lo exigirá expresamente.
Crítico 2026
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4
Sello de tiempo automático y verificable
Cada registro tiene un timestamp generado automáticamente por el sistema, no introducido manualmente por el empleado o un administrador.
Crítico 2026
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5
Conservación durante 4 años
Tienes acceso a los registros de los últimos 4 años para todos los empleados actuales y los que han salido de la empresa en ese período.
Obligatorio ya
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6
Acceso remoto para la ITSS en menos de 24 h
La reforma digital 2026 exigirá que la Inspección de Trabajo pueda acceder telemáticamente a los registros. Sistemas en papel o Excel local no cumplirán este requisito.
Nuevo 2026
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7
Accesible para representantes legales y empleados
Los empleados y sus representantes (comité de empresa, delegados sindicales) tienen derecho a consultar los registros de jornada en cualquier momento.
Obligatorio ya
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8
Registro correcto de horas extraordinarias
Las horas extra realizadas quedan reflejadas en el sistema y se compensan o retribuyen conforme al convenio colectivo aplicable.
Obligatorio ya
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9
Sin biometría prohibida (huella dactilar o facial)
Si usas huella dactilar o reconocimiento facial para fichar, estás usando biometría vetada por la AEPD (RGPD Art. 9). Multas reales: 365.000 € (CTC Externalización, 2024), 220.000 € (Cartonajes Bañeres, 2025). Debes migrar a RFID/NFC inmediatamente.
Riesgo AEPD
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10
No depende del smartphone del empleado
Las apps de fichaje móvil requieren smartphone con conexión a internet. Para naves, almacenes y empleados sin teléfono, necesitas un terminal físico.
Recomendado
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11
Compatibilidad con convenio colectivo aplicable
El sistema respeta las especificidades de tu sector o convenio (jornadas especiales, turnos rotativos, trabajo a distancia).
Obligatorio ya
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12
Trazabilidad y auditoría del sistema
Si alguien modifica o accede a los registros, queda un rastro de auditoría. La reforma 2026 exigirá que el sistema sea trazable para demostrar la integridad de los datos ante la ITSS.
Nuevo 2026
¿Cuántos puntos cumples?
Verde (obligatorio ya) — debes cumplirlo hoy ·
Amarillo (reforma 2026) — prepárate ahora ·
Rojo (riesgo AEPD) — actúa inmediatamente
Si tienes algún punto rojo o más de 2 puntos amarillos, tu empresa tiene riesgos legales reales. PUNCTO resuelve los 12 puntos desde 119,79 € en un único pago.
Cómo cumplir todos los puntos con PUNCTO
PUNCTO es un fichador RFID/NFC de pago único que cumple automáticamente los 12 puntos de este checklist:
- Registra automáticamente entrada y salida con timestamp inmutable
- Los datos se almacenan en la plataforma de RRHH con acceso remoto (cumple acceso ITSS)
- Conservación de registros conforme a la obligación de 4 años
- No usa biometría: tarjetas RFID o llaveros NFC, 100% legal AEPD
- Funciona para empleados con o sin smartphone
- Compatible con Sesame HR, Factorial, Odoo y 15+ plataformas
- Instalación en 5 minutos, gratuita en la Comunidad de Madrid
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si la ITSS visita mi empresa y no tengo registros?
La Inspección puede levantar acta de infracción grave inmediatamente. Las multas son de 751 € a 7.500 € por empleado afectado. Si tienes 10 trabajadores sin registro, la sanción mínima es 7.510 €.
¿El teletrabajo también está sujeto al registro horario?
Sí. El RDL 8/2019 incluye a todos los trabajadores sin excepciones. Los teletrabajadores deben registrar su jornada igual que los presenciales. Las apps móviles o el fichaje web son válidos si generan registros inmutables.
¿Los autónomos con empleados necesitan llevar registro horario?
Sí, si tienen trabajadores contratados. El autónomo como persona no tiene obligación de registrar su propia jornada, pero sí debe llevar el registro de sus empleados.
¿Se puede usar la firma diaria en papel?
Actualmente sí, si se conserva correctamente. Con la reforma digital 2026, el papel no cumplirá los requisitos de inmutabilidad y acceso telemático. Es recomendable migrar a un sistema digital ahora.
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